комп'ютер соцмережі онлайн інтернет

Про що можна, а про що не варто згадувати в соціальних мережах співробітникам компаній? Які фотографії краще не викладати, і відзначати чи колег у своїх постах? Правила поведінки співробітників у соцмережах – це важливий елемент корпоративної культури, тому знати про них зобов'язані всі офісні працівники.

Вміст матеріалу

Правила поведінки працівників у внутрішніх соціальних мережах

Завдяки зростаючої мобільності робочої сили і більшій кількості співробітників, які працюють з дому або з інших віддалених місць, постійна проблема полягає в тому, щоб співробітники не тільки спілкувалися, але і відчували себе командою. Все більше компаній вирішують цю проблему, створюючи власні соціальні мережі. Тепер, коли підприємства встановлюють власні соціальні мережі для співробітників, що настав час встановити політику щодо того, що є прийнятним, а що ні. Сайт inc.com відповів на найпопулярніші питання стосовно цієї теми:

1. Чи означає дозвіл співробітникам розміщувати повідомлення у власній соціальній мережі, що компанія ризикує порушенням конфіденційності?

«Швидше, ні. Існує безліч судових позовів з приводу використання зовнішніх соціальних мереж, але я не знаю ні одного, що стосується внутрішніх соціальних мереж», – відзначає Том Белл, партнер Perkins Coie. «Ризики менше. Більшість проблем, пов'язаних з громадськими соціальними мережами, зосереджені на трьох речах: посягання на інтелектуальну власність, розміщення конфіденційної інформації та вчинення будь-яких делікту, такого як наклеп. У всіх трьох випадках вірогідність проблеми зменшується, коли мережа обмежена співробітниками однієї компанії».

2. Варто турбуватися з приводу правових наслідків?

«Я працював з декількома фірмами, впроваджуючи там соціальні мережі, і завжди бачив багато занепокоєння», – зазначає Даніель Гаспарро, ІТ-директор юридичної фірми Howrey. «Існує просте пояснення того, чому співробітники можуть вести себе краще у внутрішній соціальній мережі: вони, ймовірно, припускають, що начальник буде читати те, що вони публікують, на відміну від, скажімо, Facebook».

Але навіть при тому, що співробітники з більшою ймовірністю будуть вести себе краще при використанні внутрішніх мереж, вам все ще потрібна офіційна політика, що визначає, що ваші користувачі можуть і не можуть розміщувати там. «У компанії завжди знайдеться недобросовісний працівник, тому потрібно визначити чітку політику, яка повинна бути розглянута вашої юридичної командою», – зазначає Шарон Карлтон, президент Ervin & Smith, маркетингової та PR-компанії. Як ви можете створити ефективну внутрішню політику в соціальних мережах? Ось кілька рекомендацій, які допоможуть вам:

• Припускайте витік інформації

«Не покладайтеся на помилкове відчуття безпеки, що все, що ви опублікували, залишиться усередині компанії», – радить Патрік Керлі, старший цифровий стратег Levick Strategic Communications. «Єдине, що ми знаємо про цифрових медіа, це те, що постами можна ділитися вічно. Тому гарне правило – не публікувати у внутрішній соціальній мережі те, що ви б не хотіли бачити на Facebook».

• Використовуйте вашу існуючу політику

Фактично, Керлі рекомендує використовувати політику вашої компанії, що регулює використання зовнішніх соціальних мереж, для внутрішньої. Гаспарро, з іншого боку, пропонує поширити політику електронної пошти вашої компанії на внутрішні соціальні мережі. У будь-якому випадку, використовуйте політики, які у вас вже є, замість того, щоб починати з нуля.

• Вирішіть, хто і про що може написати

Багато правила в області соціальних мереж дають право розміщувати повідомлення від імені компанії в загальнодоступній соціальної мережі тільки одному або двом ключовим співробітникам. Зайве говорити, що внутрішня соціальна мережа повинна бути відкрита для повідомлень всіх співробітників. Але це не означає, що кожен співробітник може писати про кожній темі. «Наприклад, ви, можливо, захочете, щоб відділ кадрів був єдиною командою, яка може публікувати повідомлення за темами відділу кадрів», – говорить Адам Міллер, президент і головний виконавчий директор Cornerstone OnDemand, яка надає програмне забезпечення для навчання і управління, включаючи внутрішній продукт для соціальних мереж.

• Нехай за постами стежать тематичні експерти

У невеликої або середньої компанії ви не можете дозволити співробітникові постійно стежити за роботою соціальної мережі», – відзначає Міллер. «Розумнішими, коли експерти по конкретним темам стежать за своєю темою. Наприклад, віце-президент з продажів може відстежувати всі повідомлення, пов'язані з продажами, та знімати будь-які, які порушують політику».

• Швидко реагуйте на проблеми

Одне з ключових відмінностей між внутрішньою та зовнішньою соціальними мережами є те, що внутрішня мережа повністю знаходиться під контролем вашої компанії. Використовуйте цей елемент керування, щоб швидко видалити будь-які повідомлення, які порушують вашу політику. «Хороша особливість інструментів соціальних мереж в тому, що вони надають докладні звіти і миттєві оновлення», – каже Гаспарро.

8 причин, за якими ваша організація повинна опрацювати політику соціальних мереж

Правила поведінки працівників організацій в соціальних мережах з'явилися зовсім недавно, в 2012 році. Подібно правилами щодо телефону, персонального комп'ютера і електронної пошти попередніх поколінь, вони були введені в дію, щоб направляти всіх в організації допомогою використання нової технології. Але, як і у випадку з колишніми правилами, деякі підприємства та інші організації утримувалися, відмовляючись виділяти час на їх розробку. І точно так само, як у попередніх випадках, їм доводилося шкодувати про свої запізнення.

Сайт socialmediatoday.com розповів, що повинна містити хороша поточна політика в області соціальних мереж.

1. Поясніть нову реальність на робочому місці

Багато, якщо не більшість, вважають, що їх особисте життя і робота розділені, але соціальні мережі фактично стерли це розходження. Незалежно від того, наскільки «закулісними» можуть здаватися соціальні облікові записи окремих осіб, хто в якійсь мірі прив'язує їх до вашої організації. Тому необхідно розуміти, що все, що співробітники публікують в соціальних мережах або в інших місцях в інтернеті, може відбиватися на компанії.

2. Захистіть репутацію своєї організації

Хороша політика щодо соціальних мереж пояснює, що співробітникам можна, і що не можна говорити про своєї компанії в соціальних мережах. Як правило, в політиці буде зазначено, що співробітники не повинні писати що-небудь, що вони не хотіли б поширювати в засобах масової інформації. Цей розділ може включати в себе наслідки розміщення невтішної інформації про організацію. Це також буде нагадувати співробітникам, що все, що розміщено в інтернеті – навіть повідомлення, позначені як приватні, – може і буде використано проти них і їх роботодавців.

3. Підвищуйте обізнаність про свою організацію і про те, чим вона займається

Кращі правила щодо соціальних мереж містять більше «так», ніж «ні». У них є чіткі рекомендації, що допомагають співробітникам зрозуміти, як вони можуть використовувати соціальні мережі для досягнення бізнес-цілей. Вони також допомагають співробітникам відображати організаційні цінності в їх поведінці в інтернеті та пояснюють, які матеріали краще всього використовувати в соціальних мережах.

4. Опишіть, що вважається конфіденційною або приватною інформацією

Співробітники цінують наявність чітких вказівок щодо того, що організація вважає загальнодоступною інформацією про своєму бізнесі і своїх співробітників. В цьому розділі будуть описані наслідки поширення секретів компанії в соціальних мережах.

5. Вкажіть, хто в організації є офіційним представником

Співробітникам необхідно знати, кому вони повинні задавати онлайн-питання про вашої організації, щоб вони не відповідали самі. У цьому розділі вказується представник компанії та обставини, за яких він повинен бути особою, яка відповідає на питання в соціальних мережах.

6. Обговоріть, як правильно взаємодіяти з іншими людьми через інтернет

Може здатися, що ви заявляєте про очевидне, але цей розділ нагадує співробітникам, що вони повинні бути чемними та приємними. Якщо вони не погоджуються з кимось, вони повинні робити це ввічливо, тому що розбіжності можуть швидко вибухнути і стати вірусними.

7. Навчайте співробітників

Покажіть їм, що хорошого та поганого соціальні медіа можуть зробити для організації. Використовуйте приклади з реального життя, щоб показати їм, що відбувається, коли люди не дотримуються правил і не використовують здоровий глузд.

8. Усуньте будь-які непорозуміння з юридичних питань

Чітко визначте, які соціальні мережі використовуються на робочому місці, а які – ні. Поясніть наслідки відхилення від правил, і якщо це включає в себе мову «аж до звільнення», вимовте це. Зараз не час для двозначності.

Актуальна і активна політика щодо соціальних мереж сьогодні так само важлива, як і політика щодо телефонів та персональних комп'ютерів в колишні часи. Поки люди не мають великого досвіду роботи в соціальних мережах, вони будуть робити помилки, якщо не отримають хорошого керівництва у вигляді відповідних правил.

Правила поведінки в соціальних мережах на робочому місці

Використання соціальних мереж тепер повсюдно. Користувачі Facebook витрачають на сайт більше 10,5 мільярдів хвилин в день. LinkedIn налічує понад 277 мільйонів членів у більш ніж 200 країнах і територіях. Twitter має 230 мільйонів активних користувачів, які спільно публікують 500 мільйонів твітів щодня. Що в цьому випадку робити роботодавцю? Сайт labordish.com знає відповідь на це питання.

Поведінка співробітників в соціальних мережах – постійно зростаюча область судових розглядів. Роботодавці змушені мати справу з трьома окремими проблемами: використання соціальних мереж при оцінці кандидатів; обмеження на вміст у соціальних мережах існуючими співробітниками; втрачений робочий час використання соціальних мереж на роботі.

Пропонуємо приклад Правил поведінки в соціальних мережах, які можуть стати основою для розробки власної політики вашої організації.

«Використання соціальних мереж створює певні ризики і тягне за собою відповідальність. Щоб допомогти вам у прийнятті відповідальних рішень щодо використання соціальних мереж, ми розробили цей посібник для правильного використання соціальних мереж. Ця політика поширюється на всіх співробітників.

1. Вказівки. Соціальні мережі включають в себе всі засоби передачі або публікації інформації або контенту будь-якого роду в інтернеті, в тому числі у вашому власному або чиєму-небудь веб-журналі або блозі, журналі або щоденнику, особистому веб-сайті соціальної мережі або родинному веб-сайті, дошці оголошень або чаті, незалежно від того, чи пов'язані вони з компанією чи ні, а також будь-яких інших формах електронних комунікацій, включаючи, крім іншого, Facebook, Twitter, Tumblr, Flickr, Instagram і т. д.

Ви несете повну відповідальність за те, що ви розміщуєте в інтернеті. Перш ніж створювати онлайн-контент, розгляньте деякі ризики і вигоди, пов'язані з цим. Майте на увазі, що будь-яке ваше поведінка, яка негативно впливає на ефективність вашої роботи, роботу колег або клієнтів, постачальників або людей, які працюють від імені законних ділових інтересів компанії, може призвести до дисциплінарного стягнення, аж до звільнення.

2. Знайте і дотримуйтесь правила. Уважно прочитайте цей посібник, політику компанії і переконайтеся, що ваші публікації відповідають правилам. Недоречні публікації, які можуть включати дискримінаційні зауваження, домагання і загрози насильства або аналогічне недоречне або незаконне поводження, не допускаються і можуть призвести до дисциплінарних стягнень аж до звільнення.

3. Ввічливість. Ви завжди повинні бути ввічливі з колегами по роботі, клієнтами і постачальниками. Ви з більшою ймовірністю вирішите проблеми на роботі, поговоривши зі своїми колегами або керівником, ніж розміщуючи скарги в соціальних мережах. Тим не менше, якщо ви вирішите публікувати скарги або критику, уникайте використання заяв, фотографій, відео-або аудіоматеріалів, які є зловмисними, непристойними, загрозливими або запугивающими, що принижують співробітників, клієнтів або постачальників. Прикладами такої поведінки можуть бути образливі пости, призначені для навмисного заподіяння шкоди чиєїсь репутації, або посади, які можуть сприяти створенню ворожої робочого середовища за ознакою раси, статі, інвалідності, релігії або будь-якого іншого статусу, захищеного законом або політикою компанії.

4. Чесність і точність. Переконайтеся, що ви завжди чесні і точні при публікації інформації або новин, і якщо ви допустили помилку, швидко виправте її. Ніколи не розміщуйте якусь неправдиву інформацію або чутки про компанії, співробітників, консультантів, клієнтів, постачальників та конкурентів.

5. Весь контент, що публікується, повинен бути відповідним і поважних, а також зберігати конфіденційність комерційної таємниці компанії. Комерційні секрети можуть включати інформацію про розробку систем, процесів, продуктів, ноу-хау і технологій. Не публікуйте внутрішні звіти, політики, процедури або інші конфіденційні повідомлення, пов'язані з бізнесом. Не створюйте посилання з вашого блогу, сайту або іншого сайту соціальної мережі, веб-сайт компанії, не називаючи себе співробітником компанії.

6. Соціальні мережі на роботі: не використовуйте соціальні мережі на роботі або на обладнанні компанії, якщо це не пов'язано з роботою і не дозволено. Не використовуйте електронну пошту вашої компанії для реєстрації в блогах, соціальних мережах або інших соціальних мережах.

7. Тільки особисті думки: не представляйте себе у якості представника компанії. Якщо компанія є суб'єктом контенту, який ви створюєте, будьте ясні і відверті у відношенні того, що ви є співробітником, і поясніть, що ваші погляди не відображають точку зору компанії, колег по роботі, членів, клієнтів, постачальників або людей, які працюють від імені компанії. Якщо ви публікуєте в інтернеті інформацію про свою роботу або темах, пов'язаних з компанією, уточніть, що ви не виступаєте від імені компанії.

8. Ніяких заходів. Компанія забороняє робити які-небудь несприятливі дії проти будь-якого співробітника за повідомлення про можливе відхилення від цієї політики або за участь у розслідуванні. Будь-який співробітник, який приймає відповідні заходи проти іншого працівника за повідомлення про можливе відхилення від цієї політики або за участь у розслідуванні, буде підданий дисциплінарному стягненню аж до звільнення».

Чіткі правила поведінки співробітників в соцмережах можуть значно спростити життя як самим працівникам, так і роботодавцям, тому не нехтуйте їх розробкою.