© maselkoo99/iStock

Незважаючи на те, в якій сфері, і на якій посаді ви працюєте, часто з'являється відчуття, що в добі занадто мало годин, щоб все встигнути. В результаті, вам постійно здається, що ви відстаєте. А це дуже погано для продуктивності і для здоров'я! Inc поділилися порадами від успішних людей про те, як підвищити продуктивність.

Вміст матеріалу

У кожному з нас ховається великий потенціал, допоможіть йому розкритися!

Як підвищити продуктивність на роботі: поради, перевірені досвідом

Так як же все-таки підвищити продуктивність на роботі і ефективність виконання завдань? Працювати більше годин? Ні, як показують дослідження Стенфордського університету, це не має ніякого ефекту. Боб Салліван з CNBC.com розповів про результати:

«50-годинний робочий тиждень помітно знижує продуктивність. Якщо ви будете працювати 55 годин або навіть 70 – ви не встигнете більше! Таким чином, ви знизите продуктивність своєї праці і додасте стресу в життя!»

Замість того, щоб приділяти роботі більше часу, потрібно навчитися концентруватися на найважливіших речах. Ви навчитеся це робити, просто наслідуючи перевірених рекомендацій від успішних бізнесменів і простих офісних працівників.

1. Навчіться відсікати все зайве

Уявіть, що вам доручили новий масштабний проект. Природно, у вас в голові починають роїтися сотні думок – з чого почати? що знадобитися для цієї роботи? Здавалося б, найкращий вихід – написати список справ! Створити щось типу плану, в якому розписати всі кроки від початку і до завершення проекту. Світова практика говорить про те, що такі списки часто знижують продуктивність. А точніше, не самі списки, а їх масивність.

Щоб величезний список завдань вас не лякав і не знижував продуктивність, потрібно навчитися створювати MIT-списки. MIT – англійська абревіатура, яка розшифровується, як Most Important Task – найважливіша задача. Беріть основний список і розбивайте на MIT-версії, в яких будуть тільки найбільш важливі завдання. Концентруйтеся на важливих завданнях на поточний день. Лу Бабаута з ZenHabits радить писати кілька невеликих МІТов і обов'язково виконувати один до обіду.

2. Оцінюйте по результату, а не по витраченому часу

Коли мова заходить про продуктивності, ми часто зациклюємося на тому, скільки часу забирають деякі завдання. Наприклад, ви пишіть пост блогу розміром в 1000 слів. Він відбирає у вас більшу частину дня і це може вас гнобити. Але, замість цього, задумайтеся про те, які частини роботи ви виконали! Наприклад, ви написали кілька блоків по 200 слів, відформатували їх, придумали заголовки і перевірили текст на наявність помилок. А потім ще й підібрали до посту зображення. Ось тут ви зрозумієте, що зробили величезний шматок роботи!

За фактом, дослідження показують, що ставлячи в пріоритет кількість витрачених годин, а не результат, ви втрачаєте ефективність і знаходите тривожність. Більш того, вимога працювати певну кількість годин, що не залежать від вашої продуктивності, погано впливає на продуктивність. І ось чому:

• втомлений мозок працює гірше;
• ідеї приходять за своїм розкладом;
• коли вас примушують робити те, що перевищують ваших можливостей на конкретний період, ви починаєте ненавидіти те, що робите.

Як допомогти собі фокусуватися на результатах? Створюйте списки виконаної роботи! Так само, як ви створюєте списки завдань, які належить зробити, ведіть облік того, що ви вже виконали. І не забувайте нагороджувати себе за виконану роботу!

3. Автоматизуйте деякі завдання

Хочете дізнатися секрет продуктивності? Скоротіть кількість рішень, які необхідно приймати в день. До речі, саме тому Марк Цукерберг ходив в одній і тій же одязі кілька років поспіль. І зараз він так часто робить. Це запобігає втомі. Але, ви не повинні робити те ж саме, просто знайдіть свій баланс.

«Виявляється, у кожного з нас є певний запас волі і дисципліни, який виснажується з кожної усвідомленою спробою саморегуляції. Іншими словами, якщо ви витрачаєте енергію на те, щоб стриматись і не з'їсти той гарний шматочок торта, у вас залишається менше енергії на вирішення інших важливих і складних проблем»

Щоб уникнути марної трати енергії, постарайтеся спланувати свій день так, щоб ви були виконавцем власних доручень і нічого не вирішували. Просто робіть те, що повинні. Може саме тому, Марк одягав одне і те ж. Це дозволяло йому витрачати енергію тільки на важливі речі.

Читайте також Як забути про роботу на вихідних і розслабитися: 4 незамінних ради

4. Спілкуйтеся більше

І це не залежить від того, чи працюєте ви на фрілансі або в команді в офісі. Вам доведеться спілкуватися з іншими. Розвивайте свої комунікативні навички і вчіться працювати в команді. Ваша робота буде набагато ефективніше і не доведеться переробляти її. Почніть з того, що поліпшите своє вміння слухати і чути. Також, навчитеся дотримуватися теми, коли спілкуєтеся в режимі онлайн. Не пишіть занадто довгі листи, щоб не заплутати співрозмовника. Намагайтеся завжди бути гранично короткими і зрозумілими.

5. Створіть режим і дотримуйтеся його

Люди залежать від звичок, так само, як і їхній мозок. Коли ми встановлюємо режим дня, завдання виконуються швидше і чіткіше

«Все тому, що вам не доводиться думати про завдання і готуватися до них. Це щось схоже на роботі на автопілоті», каже спікер, автор книг і кар'єрний коуч Хеллі Кроуфорд.

Ваш режим повинен складатися з чітких блоків — робота, перерва, робота, спорт,хобі, відпочинок — в залежності від вашого способу життя.

6. Змініть своє ставлення

Найбільш ефективно працюють команди з позитивним настроєм. Лідер команди з Mind Tools каже:

«Люди з позитивним ставленням до роботи завжди проявляють ініціативу. Вони охоче допомагають колегам, коли це потрібно. Якщо хтось захворів, вони тут же підхоплюють його роботу, щоб не було затримок. А головне, вони завжди намагаються виконати свою роботу на найвищому рівні».

Читайте також Як знайти роботу після декрету: лайфхаки молодої мами

7. Геть багатозадачність

Всі ми твердо впевнені, що вміємо працювати в режимі багатозадачності. Фактично, людина не здатна робити кілька справ одночасно.

«Люди не можуть працювати ефективно в режимі багатозадачності. А якщо вони кажуть, що можуть – обманюють самі себе. Мозок дуже добре вміє вводити в оману самого себе» — такою є думка вченого-нейроэксперта Ерла Міллера.

Режим багатозадачності – це, насправді, просто швидке переключення уваги з однієї задачі на іншу. Перемикаючись, ми думаємо, що приділяємо достатньо уваги всіх деталей. Але, насправді, це не так. Виконайте одну задачу, потім переходьте до наступної – так ваша продуктивність не постраждає.

8. Вийміть користь з прокрастинації

Може прозвучати дивно, але у прокрастинації є і плюси. Згідно із законом Паркінсона «Якщо ви тягнете до останньої хвилини, значить, виконання завдання займе всього хвилину». Подумайте про це. На роботі вам дали завдання з дедлайном, який нависав над вами цілий місяць. Але ви взялися до виконання в останній тиждень – виконали її за тиждень. Звичайно, це не означає, що всі завдання потрібно починати виконувати в останню хвилину. Це просто дає вам потужний важіль управління продуктивністю – ставте короткі строки для виконання завдань і призначайте зустрічі раніше!

9. Знімайте стрес

Стрес може викликати фізичні, емоційні та поведінкові проблеми, які впливають не тільки на здоров'я, але і на вашу енергію і концентрацію. Тобто, стрес здатний погіршити вашу продуктивність. Є і хороші новини – ви можете зняти стрес на робочому місці.

Найбільш ефективні методи зняття стресу:

• спортивні вправи;
• спортивні ігри;
• відвідування релігійних служб;
• читання;
• прослуховування музики;
• зустрічі з друзями або родиною;
• масаж;
• прогулянки;
• медитація і йога;
• креативні хобі.

Найменш ефективними методами вважають шопінг, проведення часу в інтернеті, куріння, розпивання алкоголю, їжу і відео-ігри та перегляд телевізійних передач більше 2 годин на день. Існує ще один метод зняття стресу протягом робочого дня – посилення контролю над ситуацією. Тобто, ви чітко і завчасно плануєте свій день і дотримуєтеся наміченим планом.

10. Приділяйте більше часу тій роботі, яка до душі

Не кожному з нас випала честь заробляти на життя тим, що дуже подобається. Але, навіть якщо гроші вам приносить улюблене хобі – все одно будуть завдання, які вам не по душі. У будь-якому випадку, намагайтеся більше концентруватися на тому, що вам подобається робити. Наприклад, шеф-кухарю, швидше за все, дуже подобається возитися з продуктами на кухні. Замість того, щоб витрачати свої ресурси на адміністративні завдання, краще і доручити іншій людині. Це дасть можливість проводити максимум якісного часу за улюбленою роботою.

Кожен з нас рано або пізно замислюється про те, як підвищити продуктивність. Причини можуть бути різними – хочеться встигати обслуговувати більше клієнтів, генерувати більше ідей або заробляти більше грошей. Постарайтеся втілити ці рекомендації свої робочі будні, щоб працювати ще ефективніше. Записуйте результати і хваліть себе за виконану роботу.