© jacoblund/iStock

Чи знаєте ви, що для підвищення ефективності робочої необхідно зробити наголос на якісне виконання повсякденних справ? Розібратися в цьому вам допоможуть прості рекомендації автора книги «Час тиші».

Електронна пошта

Листування по електронній пошті стала незамінним засобом зв'язку. Однак, це не забирає мало часу і часто відволікає від більш важливих справ. Щоб запобігти ці наслідки, дотримуйтесь наступних правил:

• Перевіряйте пошту за розкладом, а не кожні 5 хвилин.
• Вчасно розбирайте пошту, не накопичуючи склад непрочитаних листів.
• Користуйтеся електронною поштою, щоб ділитися і отримувати тільки важливу інформацію.
• Створіть шаблони, якщо вам на пошту приходять однакові запити. Шаблони допоможуть вам заощадити масу часу.

Телефонні дзвінки

Це ще один незмінний спосіб зв'язку. Однак важливо не зловживати телефонними дзвінками, особливо тими, що не є важливими.

• Визначте, які дзвінки є дійсно важливими, а які ні. Уникайте телефонних розмов з метою «просто поговорити».
• Плануйте телефонні дзвінки і теми для розмови заздалегідь. Складіть чіткий план або перелік питань, які необхідно задати співрозмовнику.
• Запишіть коротке повідомлення на автовідповідач. Чітко донесіть співрозмовнику мету свого дзвінка і попросіть передзвонити.

Наради

Довгі безцільні наради – витрати будь-якого бізнесу, які знижують продуктивність всієї команди. Щоб нарада дійсно мало сенс, дотримуйтесь наступних правил:

• Скоротіть частоту проведення нарад, щоб підвищити ефективність співробітників.
• Скоротіть час між нарадами та іншими заходами.
• Встановіть чітку мету наради. Чим ясніше ви донесете мета і до співробітників, тим швидше досягнете результату.
• Скоротіть тривалість наради.

Робочий стіл

Уникайте безладу на своєму робочому столі, щоб підвищити свою продуктивність і швидше виконувати завдання.

• Розбирайте вхідні матеріали один раз в день.
• Створіть грамотне досьє — план робіт на кожен місяць.
• Виділіть ящик столу для конкретних папок і документів, попередньо класифікувавши їх.

Візьміть на замітку перераховані вище правила, які допоможуть вам підвищити свою продуктивність і стати більш організованими.

Читайте також 15 «фактів» про людському тілі, які є повними міфами