У сучасному світі так легко бути зайнятими, а не продуктивними. Це відбувається тому, що у нас так багато повідомлень, попереджень, справ, речей, які потребують уваги. І головна проблема в тому, що ці справи не завжди є важливими і часто не приводять до успіху. Далі ви дізнаєтеся про те, як бути продуктивними і не відволікатися на дрібниці.

Вміст матеріалу

Як бути продуктивним на роботі: 6 порад

Дотримуйтесь цих порад, і ви помітите, як ваша продуктивність стане значно вище.

1. Не починайте свій день з соціальних мереж

В робочі дні рекомендуємо не починати свій день з соціальних мереж, тому що це може легко змістити ваш день не в бік важливих справ. Особливо це правильний крок, якщо ви підприємець чи фрілансер. Дуже легко втратити весь день з-за діалогів або стрічки в соціальних мережах. Кращий спосіб — просто не заходити в чат на початку дня. А замість цього зосередитися на тому, що вам потрібно зробити. На початку дня наша енергія знаходиться на самому високому рівні, і важливо її направити не на відправку эмоджи.

З цього правила є виняток, якщо людина є членом сім'ї, таким як ваш партнер або дитина. З цими людьми у вас повинен бути канал, по якому вони можуть легко отримати доступ.

Спробуйте використовувати два різних додатки: одне для близьких людей і друге для всіх інших. Це дуже корисно, коли потрібно залишатися зосередженими. Ще один спосіб — це два різних телефонних номери.

2. Приберіть відволікаючі фактори

Під цим ми маємо на увазі повідомлення, сповіщення, які є невід'ємною частиною кожного додатка, програмного забезпечення, веб-сайту, який ми використовуємо або відвідуємо в даний час.

Вони є дуже нав'язливими, тому варто відключити їх. Радимо робити це під час установки програми, щоб уникнути небажаних повідомлень.

Деякі з вас можуть працювати в тих місцях, де вам потрібно бути постійно доступними. Наприклад, може бути, ви менеджер по роботі з клієнтами в PR-агентстві. У цих ситуаціях рекомендуємо призначати фіксовані моменти протягом дня, коли ви перевіряєте свої повідомлення, електронні листи, дзвінки і так далі. Це може бути один раз в годину, на початку години або один раз кожні 40 хвилин. Це також може бути після того, як ви закінчите завдання або частину завдання. Таким чином, ви вводите деяку структуру в свої дні.

3. Складайте пріоритетний список справ

Розберіться з 2-3 ключовими речами, які ви хотіли б виконати за день, щоб він був корисним. В рамках списку пріоритетних справ у вас можуть бути й інші речі, які вам необхідно зробити. Наприклад, планування зустрічі з лікарем або відповідь на важливе електронний лист. Але виберіть 2-3 речі, яким ви хочете приділити максимум часу. Коли у нас немає списку пріоритетних справ, дуже легко провести весь день, працюючи над 10-20 дрібницями. Але ці речі часто не вносять суттєвих змін.

Робіть все можливе, щоб якомога швидше виконати ці дрібниці. Як тільки ви закінчите, поверніться і сфокусуйтеся на 2-3 великих завданнях. Подивіться на список пріоритетних справ як те, що повинно бути обов'язково виконано. Але не дуже сильно прив'язуйтесь до нього і не дозволяйте важливим речам викликати у вас стрес.

Не переживайте, якщо ви не встигнете зробити, тому що це дійсно нормально. Особливо коли ви знаходитесь на перетині мільйона завдань і мільйони речей. Просто зробіть все можливе, щоб розібратися зі своми справами, а потім переведіть увагу на 2-3 пріоритетні завдання.

4. Групуйте схожі завдання

Наприклад, ви дизайнер веб-сайту. Ви підтримуєте чотири різних клієнтських сайту. Скажімо, є кілька змін, які необхідно внести на веб-сайт номер три. І кожен день з'являються нові зміни. Може бути, має сенс зібрати всі ці невеликі правки і внести їх поступово, а не відволікатися на кожну коригування протягом дня?

Коли у вас є багато маленьких завдань для всього проекту, і ви продовжуєте повторювати одні і ті ж кроки, навіть якщо кожен раз ви виконуєте одну маленьку задачу, то ви відволікаєтеся. Перш ніж ви це пізнаєте, ви витратите цілий день на непотрібні речі.

Радимо вам скласти подібний список, в яких необхідно розподіляти справи 20/80:

• 20% високоефективних завдань. Ці заняття надають найбільший вплив і вони будуть найкращим чином використовувати ваш час протягом дня.

• 80% малоефективних завдань. Потім підготуйте ще один стовпець, який складається з ваших 80-процентних завдань з низьким рівнем впливу, і це будуть завдання, які потрібно виконати – але вони не вимагають термінового втручання.

5. Доручіть іншим людям деякі завдання

Ця рада відноситься до тим, хто є підприємцем або займає керівну посаду. Навіть якщо ви не в змозі делегувати повноваження прямо зараз, швидше за все, в майбутньому настане час, коли ви перейдете на іншу посаду і зможете це робити.

Використовуйте наступні фактори, щоб вирішити, чи потрібно комусь віддати виконання якогось завдання. По-перше, якщо ця задача дуже часто повторюється. По-друге, якщо у вас є більш цінні і важливі справи, то варто присвятити увагу саме їм. І останній фактор, подумайте чи переважують плюси найму витрати, тому що вам завжди потрібно платити за виконану роботу.

Коли ви маєте справу з чимось, що є повторюваним, не кращим використанням вашого часу, і плюси найму переважують витрати, тоді вам слід знайти помічника. Може бути досить важко найняти хороших людей, але варто спробувати. Адже, якщо все вийде, то в результаті ви зможете зняти навантаження зі своїх плечей і присвятити себе виконання більш важливих справ.

6. Проводите регулярний аналіз

Регулярно аналізуйте, як пройшла ваша тиждень, і запитуйте себе:

• Як пройшла цей тиждень?

• Чи задоволений я тим, як провів цей тиждень?

• Чи міг я провести цей тиждень краще?

• Рухаючись вперед, які зміни я хотів би внести, якщо такі є?

Ми часто не робимо цей крок тому, щоб зосередитися на тому, що ми робимо, як ми робимо речі, є це найкращим способом для нас щось зробити. Без цього аналізу ми назавжди можемо застрягти в мікрорежимі бездумного виконання справ. Проводите аналіз з допомогою цих питань:

• НАВІЩО. Навіщо ми це робимо? Це найкраще використання часу?

• ЯКИМ СПОСОБОМ ми використовуємо нашу енергію. Це допоможе нам просуватися до мети?

• ЯК. Підхід, який ми використовуємо зараз — це кращий підхід? Є інші рішення? Чи є кращий спосіб для виконання завдання?

Проводите подібний аналіз кожну тиждень і кожен місяць, щоб знаходити помилки і виправляти їх. Пам'ятайте, що продуктивність — це коли ми свідомо витрачаємо свій час, наближаючись до поставленим цілям.

Читайте також Гороскоп на березень 2019 року для всіх знаків зодіаку

Як бути продуктивним на роботі: синдром блискучого об'єкта

Ви чули про синдром блискучого об'єкта? Для когось це тенденція переслідувати щось нове — будь то нова бізнес-ідея, інструмент або мета — замість того, щоб зосередитися на тому, що вони роблять. Перевірте наступні пункти, щоб дізнатися, схильні до цього синдрому:

• У вас є список бізнес-ідей, але нічого не виконується.

• Ви постійно ставите нові цілі, але ніколи не доводьте їх до кінця.

• Ви перестрибуєте з одного інтернет-курсу на інший.

• Ви часто переходите від однієї мети до іншої, а не дотримуєтеся того, що доводьте їх до кінця.

• Ви продовжуєте реєструвати нові доменні імена, навіть запускаєте нові сайти, але ніколи не працюєте над створенням цих сайтів.

• У вас є набір плагінів та інструментів, але насправді ними не користуєтеся.

Головна проблема цього синдрому – це постійне відволікання уваги. Коли ви постійно відволікається, виникає кілька проблем:

• Ви ніколи не досягнете успіху. Це тому, що ви завжди зайняті чимось новим, а не завершує свої поточні плани.

• Ви витрачаєте занадто багато часу на нові ідеї і незвичайні інструменти, з яких 95% становлять шум, а не на створення основ.

• Ви не можете освоїти жодного завдання. Це тому, що ви не витрачаєте достатньо часу, щоб стати професіоналом в чомусь одному.

Оскільки ви ніколи не отримуєте достатньо хороших результатів, ви ніколи не досягнете успіху. Коли ви постійно ганяєтеся за новими речами, ви витрачаєте занадто багато часу на вивчення основ кожного інструменту, кожного навику, а не розвиваєте свої навички. Це призводить до того, що ви втрачаєте більшість переваг.

Як уникнути синдрому блискучого об'єкта

Так як же залишатися зосередженим і уникнути синдрому блискучого об'єкта?

• Зрозумійте, що нове-не означає краще

Усунення синдрому блискучого об'єкта не означає ігнорування кожної нової речі. В сучасному світі важливо бути в курсі останніх тенденцій і оновлень. Однак, коли все, що ви робите, це стежте за кожним новим інструментом і ідеєю, ви витрачаєте свій час на гонитву за тенденціями, а не на досягнення мети. Зрозумійте, що нове-не означає краще. Те, що компанія тільки що випустила щось нове, не означає автоматично, що це краще.

• Вчіться бачити вигоду оманливу

У світі постійно з'являються нові об'єкти. Нові стартапи, нові продукти, нові послуги. У соціальних мережах перегляд захоплених оглядів створює менталітет натовпу, де ви відчуваєте, що потрібно стежити за тим, що роблять інші.

• Визначте, що добре для вас

Хоча люди можуть похвалитися тим, наскільки хороший продукт/послуга, те, що добре для інших, може бути недобре для вас. Навіть при тому, що компанія може пообіцяти світу, на що здатний їх продукт, багато стартапи, ідеї стикаються з труднощами і проблемами.

• Оцініть відношення до вашої роботи (і життя)

Перш ніж перейти до нової ідеї або інструменту, оцініть його відповідність вашої роботи і життя. Не слідуйте того, що роблять інші, просто тому, що зараз це модно, але не життєздатне. Запитайте себе, чи потрібно це вам і допоможе це вашій роботі.

• Усуньте зайві чинники

Кращий спосіб керувати відволіканням — це не дисципліна, а управління джерелами відволікання. Коли ви є частиною груп і новинних розсилок, які продовжують рекомендувати нові продукти, нові пропозиції, це порушує ваш фокус і хід думок. Вам доводиться справлятися з розумовою навантаженням: шукати кожну рекомендацію, оцінювати її корисність і приймати рішення по ній. Це називається когнітивною навантаженням.

Замість того, щоб просіяти шум, який поглинає дорогоцінну розумову енергію, видалите джерела інформації низької якості. Оцініть свої новинні стрічки в соціальних мережах, членство в групах Facebook, передплату на електронну пошту і підписку на RSS-стрічку. Яке ваше відношення шуму до сигналу для кожного каналу? Під шумом розуміється інформація, яка не має до вас відношення, а під сигналом — інформація, яка є корисною та актуальною.

• Зрозумійте концепцію перемикання витрат.

Коли ви робите покупки, навіть якщо вам нічого не потрібно, ви в кінцевому підсумку обов'язково що-небудь купити. Також, коли ви продовжуєте переключатися на нові ідеї, нові проекти та нові інструменти, ви несете витрати на переключення протягом всього дня і нічого не робите. Завжди враховуйте такі витрати, коли вас приваблює нова ідея або інструмент. Вчіться правильно розподіляти час і ресурси. Також краще приділяти час меншій кількості важливих справ, ніж навпаки.

• Давайте собі паузу

З швидкими технологічними змінами сьогодні, багато інструменти, як правило, застарівають через пару років. Наприклад, багато плагіни WordPress більше не підтримуються або застаріли. Продукти, які претендують на звання кращих, часто замінюються кращими через рік або два. Краще всього не купувати нову річ, а подивитися, як вона буде працювати в інших. Це допоможе вам уникнути багатьох помилок.

Тепер ви знаєте, як бути продуктивним на роботі. Ці поради допоможуть вам розрізняти блискучі об'єкти і реальні можливості. Також ви зможете приділяти більше часу дійсно важливих речей.

За матеріалами: personalexcellence.co, personalexcellence.co.