Ділові зустрічі вважаються нудними і нецікавими. У багатьох стічних сайтах ми бачимо зображення людей, які дивляться на годинник, нудьгують або навіть засинають. Хоча багато чого з того, що ми бачимо, перебільшено, частка правди в цьому є. Але ділові зустрічі необхідні в професійній сфері життя. Багато з їх допомогою досягають нових вершин у кар'єрі та вирішують важливі питання, тому дуже важливо робити все залежне, щоб зустріч була плідною. Що ж потрібно робити? Як вести себе на ділових зустрічах? Поговоримо про ефективні способи зробити ділові зустрічі більш ефективними.

Вміст матеріалу

Як вести себе на ділових зустрічах

Ми поговоримо про те, як не варто себе вести на ділових зустрічах, а також про те, що робити потрібно.

Поширені помилки на ділових зустрічах, яких слід уникати

Згідно з недавнім опитуванням, проведеним компанією Igloo Software, близько половини всіх співробітників вважають ділові зустрічі марними. Зокрема, співробітників дратують непотрібні зустрічі (76 відсотків), зустрічі, на яких відволікаються і говорять не по темі (59 відсотків) і люди, що повторюють один одного (58 відсотків).

Менеджерам важливо оцінити, як вони проводять зустрічі – і як часто – щоб зрозуміти, чи приносить це користь команді чи ні. Переконайтеся, що ви не здійснюєте наступних помилок:

• Вам не вистачає чіткої мети або порядку денного

Зустрічі без чіткої цілі класифікуються співробітниками як «безглузді» і «непотрібні». Складіть порядку денного зборів і розішліть її всім учасникам заздалегідь, щоб вони знали, чого від них очікують на зборах. Кажіть коротко і по справі. Визначте час початку та закінчення. І найголовніше – щоб хтось керував зустріччю і вів підзвітність.

• Ви використовуєте «модні слова»

Ніщо так сильно не дратує співробітників на ділових зустрічах, як корпоративний жаргон. Ви можете думати, що популярні модні слова, такі як «синергія» та «зміна парадигми», допомагають вам виглядати більш впевнено концепції вашої компанії. Але ваша команда, швидше за все, воліє пояснення простою мовою, а не з використанням абстрактним і незрозумілих слів.

• Ви відволікаєтеся на зборах

Опитування Igloo Software показав, що співробітників дратують відволікаючі фактори, такі як відповідь на дзвінок (51 відсоток), додаткові розмови (47 відсотків), прийом їжі або вживання напоїв (22 відсотки) під час зборів. Ви можете не усвідомлювати, що робите ці речі або не розуміти вплив, який вони справляють на інших учасників. Але це може бути однією з причин, чому зустріч виявляється неефективною.

• Ви не використовуєте техніку правильно

Спільне використання екрану монітора, відеоконференції й інші аспекти зборів з використанням технологій – все це часто не допомагає зборам, а лише псує його. Технологічні помилки трапляються настільки часто, що 34% респондентів опитування Igloo назвали однією з найбільших неприємностей на зборах. Якщо відео відключається або є проблеми з монітором, конференцсвязью, навряд чи ваші співробітники будуть залишатися зосередженими. Перевірте всю техніку, перш ніж використовувати її, і навіть якщо все працює, будьте готові провести нараду без використання технологій на випадок, якщо станеться щось непередбачене.

29 відсотків людей в опитуванні заявили, що їм не подобаються зборів, на яких постійно використовуються презентації PowerPoint. Читання слайд-шоу – без будь-якої додаткової інформації – здається марною тратою часу співробітників, тому що вони могли б так само легко прочитати їх самостійно. Незважаючи на те, що в розпорядженні компаній є безліч цифрових і технологічних ресурсів, менеджери можуть не знати кращих способів використання цих ресурсів для ділових зустрічей. Вкрай важливо, щоб керівники компаній вивчили варіанти і з'ясували, як вони можуть спілкуватися із співробітниками самим простим і цікавим способом.

Дійсно зустріч необхідна?

Перш ніж скликати збори, на якому ви потенційно можете здійснити перераховані вище помилки, подумайте, чи дійсно вам це потрібно. Значна кількість невеликих нарад, що присвячені оновлень, можна проводити в місцях роботи співробітників компанії. Компанії, які прагнуть до прозорості, не бачать великої необхідності в частих ділових зустрічах.

6 способів зробити ділові зустрічі більш ефективними

Ділові зустрічі є частиною будь-якого бізнесу. Вони вважаються відмінним способом спілкування. Ефективне спілкування є ключем до успішного бізнесу. Ділові зустрічі є відмінним способом змусити співробітників відчувати себе частиною роботи компанії. Якщо зустрічі не дуже добре організовані, вони можуть виявитися марною тратою часу. Ось кілька порад, які допоможуть зробити зустрічі ефективними і продуктивними.

• Визначте важливість зустрічі

Перше, що вам потрібно визначити, наскільки важлива зустріч. Якщо ви вважаєте, що зустріч абсолютно необхідна, є й інші чинники, які потрібно врахувати. Вам необхідно визначити кількість людей, присутніх на зборах. Якщо ви запросите на зустріч сторонніх людей, це призведе до втрати часу.

Запросивши тільки зацікавлений персонал, ви зможете ефективно провести збори. Але якщо там будуть люди, чия присутність необов'язково, ви змусите їх відволіктися від роботи. Якщо вам потрібно переглянути документи на зборах, ви можете заощадити час, відправивши їх усім учасникам зборів.

• Ніколи не починайте зустріч без належної порядку денного

Якщо ви вважаєте, що зустріч важлива, то для ефективного проведення зборів вам знадобиться порядок денний. Це кращий спосіб управління часом і досягнення своїх цілей. Вам потрібно скласти список всього, що ви хочете обговорити або досягти під час зустрічі. Ви можете бути більш ефективним і згадати людину, до якого потрібно звернутися по кожному пункту порядку денного. Як ми вже говорили: обов'язково розішліть порядку денного співробітникам до зборів.

• Завжди будьте пунктуальним

Пунктуальність – це відмінна якість. Коли ви проводите збори, важливо бути пунктуальним. Якщо ви пунктуальні, то люди, які працюють на вас, теж будуть приходити вчасно. Ваше завдання – показати іншим людям, що економія часу необхідна для успішної зустрічі. Якщо ви чекаєте тих, хто запізнився або самі спізнюєтеся, то розроблена вами порядок денний буде порушена. Навіть запізнення на декілька хвилин може порушити всі терміни зустрічі.

• Розставте пріоритети

Коли ви обмірковуєте повістку дня, вам потрібно розставити пріоритети завдань. Не всі ці питання мають однакове значення. Деякі речі потрібно розглянути в першу чергу. А інші можна обговорити в останню. Ви повинні пам'ятати про це при створенні порядку денного для будь-якої зустрічі. Зосередившись на важливої задачі в самому початку, ви досягнете того, що зустріч буде продуктивною. Ви зможете вирішити менш важливі питання на іншій зустрічі при необхідності.

• Подумайте про використання технологій

Прогрес в області технологій надав так багато інструментів, які можуть зробити зустрічі ефективними. Існують безліч додатків, які допоможуть вам в управлінні зборами, їх настроювання і відстеження обговорень.

• Не забувайте вести облік зустрічей

Важливо, щоб ви правильно документували свої зустрічі. Ви повинні роздати протокол всім учасникам зустрічі. Також складіть список людей, яким ви поставили завдання.

Якщо ви будете слідувати цим простим радам, то зможете проводити ефективні зустрічі і уникнути втрати часу.

12 рад про те, як за допомогою мови тіла справити хороше враження на співбесіді

Ви можете бути гарним, високим, добре одягненим і мати приємний голос, але чи буде цього достатньо, щоб справити враження на оточуючих? Згідно з новим дослідженням, ваша мова тіла відіграє важливу роль у створенні гарного враження на співбесідах та ділових зустрічах. Він передає вашу впевненість, думки і ставлення невербальним способом і часто вирішує результат зустрічі. Мова тіла контролюється нашим підсвідомістю так само, як дихання, серцебиття та інші мимовільні рухи у тілі. Ось на які речі, на думку експертів, потрібно звертати увагу – жести рук, рух очей, постава, вираз обличчя, одяг, колір одягу, аксесуари, ходьба і поза при сидінні. І на ці речі будуть звертати увагу люди, з якими проходить ваша зустріч.

Ось поради по мові тіла, які допоможуть вам справити хороше враження на співбесіді, важливої ділової зустрічі або зборах:

• Йдіть прямо, не сутультеся і не опускайте плечі

Ніщо так не передає вашу енергію, як те, як ви ходите. Коли ви входите в кімнату для співбесід, перше враження про вас складається протягом перших десяти секунд. Ви не повинні йти повільно, ні занадто швидко. Кожен крок повинен бути не більше 60 см, плечі повинні бути заведені назад, а шия витягнута. На думку експертів, ноги повинні твердо стояти на землі, і для цього є наукова причина – це допомагає бути раціональним і більш творчим.

Якщо вас попросять почекати в приймальні або в кімнаті очікування, стійте або сидіть прямо. Коли ви входите в кімнату, посміхайтеся і дивіться прямо в очі людині, з яким ви збираєтеся говорити. Якщо там є і інші люди, киньте швидкоплинний погляд на них.

• Не нахиляйтеся занадто глибоко назад або вперед

Як тільки вам скажуть сісти, акуратно відсуньте стілець, якщо потрібно, не видаючи звуків, і сядьте в зручному положенні. Намагайтеся не сковувати плечі і не притискати підборіддя до грудей. Якщо ви откинетесь тому, про вас може скластися враження, як про ледачому людині. Якщо ви сидите на краю сидіння і нахиляєтеся сильно вперед – це може означати агресію. Ці два положення небажані на ділових зустрічах або співбесідах. Ідеальна поза – це пряма спина, відкриті плечі. Виглядаєте невимушено, але не ліниво. Постава не повинна бути занадто жорсткою, інакше ви будете виглядати невпевненим людиною. Не відволікайтеся ні на що, не дивіться по сторонах (на стіни тощо), оскільки це свідчить про відсутність уваги. Краще слідувати мови тіла інтерв'юерів – якщо вони нахиляються вперед, ви також можете трохи нахилитися вперед. Це створить кращу зв'язок і взаєморозуміння.

• Жести рук важливі

Більшість людей нервують і не знають, як використовувати руки під час розмови. Повинно бути, ви бачили політиків і ораторів, які ефективно жестикулюють руками і пальцями, звертаючи на себе увагу, іноді навіть стукаючи по столу або трибуні. Під час привітання ваше рукостискання повинне бути впевненим і теплим. Слабке рукостискання означає відсутність впевненості та лідерських якостей. Зробіть рукостискання правою рукою, а в лівій тримайте резюме або інші документи. Якщо ви жестикулируете, не піднімайте руки вище рівня ключиці, щоб не виглядати агресивним.

На думку експертів, краще не ховати руки. Ви можете використовувати жестикуляцію, а також показати долоню (вона позначає чесність), щоб інтерв'юер відчував себе комфортно в розмові з вами. Лімбічний мозок уловлює позитивні сигнали від таких жестів.

• Контролюйте своє дихання

Ви можете виглядати напруженою чи розслабленою в залежності від дихання. На думку експертів, кандидат повинен зосередитися на диханні протягом усієї зустрічі, щоб справити гарне враження на інтерв'юера. Краще робити вдих, слухаючи питання, і видих під час розмови. Існує також фізіологічна причина контролю дихання під час інтерв'ю та зустрічей. Це дозволить вам знизити частоту серцевих скорочень, артеріальний тиск і зменшити стрес. Перед співбесідою потрібно зробити десять глибоких діафрагмальних вдихів-видихів, щоб ви відчували себе комфортно.

• Слідкуйте за кивком голови

Коли інтерв'юер каже про щось важливе, пов'язаному з роботою, можна кілька разів кивнути на знак згоди. Але не варто кивати головою занадто часто. Це буде говорити про те, що ви, можливо, і не слухаєте інтерв'юера, або віддаєте перевагу погоджуватися з усім, що вам говорять.

• Не дивіться на годинник

Намагайтеся не дивитися на настінні або наручний годинник, адже це показує, що ви не так серйозно ставитеся до роботи. Якщо співбесіда затягується надовго, цілком ймовірно, що це говорить про те, що потенційним роботодавцям потрібно більше часу, щоб прийняти рішення на ваш рахунок.

• Опануйте мистецтвом правильного догляду

Після завершення співбесіди, навіть під час догляду, зверніть увагу на поставу і ходу. Якщо інтерв'юер або який наймає людей тиснуть вам руку, подякуйте їм за витрачений час. Не поспішайте засмучуватися, якщо вам здається, що вас не візьмуть на роботу. І не відволікайтеся на такі думки, інакше про них розповість ваш мову тіла. Не судіть по мові тіла інтерв'юера про те, він бере вас на роботу чи ні, тому що ці люди вміють приховувати свої емоції.

• Уникайте небажаних рухів

Деякі люди мають звичку поправляти комір або занадто часто посміхатися, щоб сподобатися. Цього слід уникати, як вважають експерти. Також не варто гризти нігті, нервово смикати волосся, стукати ногами, грати з кульковою ручкою.

• Знайте, як правильно одягтися на співбесіду

Діловий костюм краще всього підходить для співбесіди. На думку експертів, правильна одяг – це знак поваги до компанії і співбесіди. Жінкам потрібно звернути пильну увагу не тільки на одяг, але і аксесуари. Яскравий лак для нігтів, дорогоцінні прикраси, босоніжки – всього цього варто уникати. У спекотне літо можна надіти колготки нейтрального кольору. Уникайте шкіряних курток, коротких спідниць на 7,6 см вище коліна і модних сумок.

• Розумійте психологію кольору

Колір, вибраний для співбесіди, також важливий. Синій – означає стабільність, чесність, спокій, безпека і впевненість. Сірий також є формальним кольором і менше відволікає як чоловіків, так і жінок (інтерв'юери будуть більше зосереджені на тому, що ви говорите, ніж на вашій зовнішності). Чорний може підійти для штанів, але не для сорочок. Хоча він являє собою авторитет і формальність, його слід застосовувати з обережністю, оскільки занадто багато чорного з більш світлим контрастним кольором, особливо для костюмів, може асоціюватися з почуттям скорботи. Червоний – пристрасний колір, але його краще уникати під час співбесіди, оскільки він може позначати агресію, насильство, бажання, влада і жадібність. Білий колір означає мир, чистоту і благо. Сорочки та блузки білого кольору говорять про простоті і доброті. Використовуйте формальні кольору і уникайте яскравих кольорів.

• Слідкуйте за голосом

У співбесіді по телефону голос дуже важливий. Але він також має значення і при особистій розмові. Слід говорити рівним тоном, не голосно й не тихо. Потренуйтеся перед співбесідою.

• Не забувайте про посмішку

Дослідження показують, що посмішка може створити гарне враження про людину на співбесідах і зустрічах. Вона привносить відчуття тепла, довіри і приязні. Посмішка заразлива, і люди відповідають взаємністю. Це також говорить про емоційний стан кандидата, про його позитивному настрої.

Мова тіла став важливим показником поведінки, оскільки найчастіше на співбесідах і зустрічах у інтерв'юера є зовсім небагато часу, щоб оцінити особистість кандидата. Тому дуже важливо приділяти увагу не тільки того, що говориш, але і як це робиш. Ці поради актуальні не тільки для співбесіди, але і ділових зустрічей, нарад і презентацій.

Матеріал оформлений на основі даних сайтів Educba, Lifehack і Businessnewsdaily.