Чи можна встигати все? Я особисто ніколи нічого не встигала. Мені просто не вистачало годин у добі. Намагалася я спати менше на шкоду своєму здоров'ю або відсіювати неважливі справи, підсумок один — катастрофічна нестача часу на все. Однак і це виявилося поправимо.

Вміст матеріалу

Як встигати робити більше?

Кажуть, що, якщо ви щось не встигли зробити — значить, свідомо чи несвідомо ви вирішили, що це неважливо. Я не зовсім з цих згодна. Вважаю, що зробити багато чого можна, грамотно розподілити свій час. Розповідаю детальніше, як встигати робити більше навіть з самим завантаженим графіком. Сподіваюся, що і вам знадобляться ці зовсім нехитрі поради і ви станете набагато продуктивніше.

1. З'ясуйте, скільки часу і на що ви витрачаєте

Напишіть на паперовому аркуші, скільки часу на день ви витрачаєте на перегляд стрічок соцмереж, ТБ, комп'ютерні ігри, розмови по телефону та інші відволікаючі справи. Повірте, що ви будете дуже неприємно здивовані. Напевно ви навіть не помічали раніше, скільки часу ці справи щодня витрачають даремно.

2. Складіть графік справ

Приділяйте в кінці тижня трохи часу, щоб скласти графік справ на наступний тиждень. Велика кількість підприємців ведуть щоденник, роблячи у ньому запису про майбутні справи. Це дуже корисна звичка, адже завдяки чіткому плану дій ви стаєте більш дисциплінованою людиною.

Непогано було б додати в графік ідею продумування кроків наперед:

«Я завжди намагаюся продумувати майбутні події, намагаюся передбачити їх. Я передбачаю ланцюжок подій, потім аналізую помилки та розбіжності між прогнозом і реальним ходом речей і намагаюся мінімізувати ці помилки. Ось так мені це представляється. А ще я думаю в термінах потоків ймовірностей. Є певний набір результатів, ймовірності цих наслідків, і я хочу бути у виграші при будь-якому розкладі. Так що, хоч і не завжди відбувається так, як плануєш, якщо все правильно прорахувати, з часом обов'язково продвинешься вперед», — Ілон Маск «Ніколи не здамся».

3. Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні

Стільки разів ми чули цю приказку, але, на жаль, дуже її недооцінюємо. Зробіть задумане сьогодні, зараз! Всупереч ліні, настрою, погоди і інших напастей. Навіть за помиту сьогодні посуд ви скажете завтра собі за це спасибі. До того ж, закінчені справи дають нехилое задоволення і піднімають настрій.

4. Викресліть лінь зі свого життя

Розвивайтеся, вивчайте мови і нові знання, малюйте, читайте, тренуйтеся або виберіть те, що вам по душі. Подивитися телевізор або посидіти в соцмережах ви ще встигнете.

5. Їжте на кухні і не відволікайтеся

Приділіть їжі максимум своєї уваги. Подумайте про те, як вона потрапила на ваш стіл, ретельно пережовувати кожен шматочок. Так ви тільки покращите своє травлення і не станете переїдати. Перегляд телевізора під час їжі або вечеря за комп'ютером тільки продовжують ваш прийом їжі як мінімум на 15 хвилин, адже ви могли б витратити на більш важливі речі.

6. Використовуйте вихідні по максимуму

Часто люди беруть роботу додому, щоб доробити її на вихідних, затівають генеральне прибирання, відвідують бурхливі вечірки і т. д. Витрачають вихідні на що-небудь, тільки не на себе і не на свій відпочинок. Я якось прочитала, чому француженки вважаються найщасливішими жінками на світі. Так от, крім іншого, вони витрачають вихідні на себе і на повний релакс. Замість того, щоб одягнути високі підбори, тісну сукню і піти на вечірку, вони одягають зручний домашній одяг і влаштовуються зручніше на дивані. Вони читають, релаксують у ванні з келихом вина, відвідують спа і т. д. Витрачають час лише на себе і цілком задоволені своїм життям. Постійно беру з них приклад. І нехай не можу витратити на себе повні два вихідних, намагаюся хоча б другу частину одного вихідного присвятити тільки собі.

7. Читайте правильні книги

Прочитайте кілька книг про раціональний розподіл часу. Відчувши все на своєму досвіді, автори подібних книг розкривають секрети, які зможуть підвищити продуктивність вашої роботи і заощадити час. Наведу кілька прикладів, які можете взяти на замітку:

• «Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль» Ден Кеннеді
• «Як привести справи в порядок» Девід Аллен
• «365 днів дуже творчої людини» Яна Франк
• «З'їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати» Брайан Трейсі
• «Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім» Нейл Фьоре

Художню літературу ніхто не відміняв. Розвивайтеся всебічне. Я виділяю читання мінімум годину щодня перед сном. Доведено, що читання перед снів сприяє швидкому засипанню.

8. Не беріться за всі справи відразу

Викорените звичку на корені. Ні до чого хорошого вона не призведе. Вам буде важко виконати одразу кілька справ одночасно, зберігши при цьому необхідну якість роботи. Якщо буде легше, накидати на папері приблизний план дій.

9. «На сніданок з'їдайте жабу»

Це означає, що вам потрібно робити найважче і неприємна справа саме вранці, насамперед, щоб решту дня ви могли витратити на те, що буде простіше. Так ви не будете постійно мучити себе думками про наближення складного справи і перестанете відтягувати процес роботи.

10. Навчіться відмовляти

Навіть, якщо ви самий ввічливий людина в світі, не взваливайте на себе чужі проблеми. У вас і так брак часу, навіщо ще більше зменшувати продуктивність власної роботи? Допомогти другу – справа хороша, але не у збиток своєму часу.

Завдяки цим способам я змогла подолати брак часу і звести свою продуктивність до максимуму. Потім мені на очі потрапила нова методика тайм-менеджменту, яка змінила моє сприйняття часу в корені. Про неї і піде далі мова.

Як встигати все: методика Ілона Маска

Зараз, напевно, мало знайдеться людей, які не чули про цьому приголомшливому людині. Скажу чесно, раніше я ставилася до нього скептично. Мені здавалося, що у Ілона Маска занадто багато амбіцій, які він не зуміє реалізувати. Однак він на своєму прикладі довела протилежне.

Ілон Маск — дійсно чудовий і надихаючий приклад того, що можливо все. Він починав з програмування, потім успішно розробив систему безпечних платежів PayPal, а в даний час одночасно дуже потужно просуває людство відразу за двома напрямками — до беспилотникам і до космічних перельотів між планетами. Вражаюче для однієї людини, але факт. Це насправді вимагає дуже широкого кругозору, відваги і вміння заробляти гроші. Якщо ми спробуємо зрозуміти, як влаштована вся система роботи Ілона Маска, можна побачити, що той поділяє час на блоки. Дуже ефективна система, якою користуються багато найсильніші і найвпливовіші світу, включаючи Білла Гейтса.

«Взагалі-то я не прочитав жодної книги з тайм-менеджменту», — Ілон Маск «Ніколи не здамся».

Як застосовувати метод тимчасових блоків?

Коли Ілон Маск прокидається о 7 ранку, його день вже повністю розписаний. Справами забитий кожен 5-хвилинний блок часу. За кожен такий проміжок часу Маск виконує певне завдання — наприклад, відповідає на електронні листи, снідає або призначає робочі зустрічі.

Для того, щоб застосувати метод тимчасових блоків потрібно зробити три прості кроки:

1. Візьміть аркуш паперу і поділіть його на дві рівні колонки. В лівій колонці виділяйте два рядки для кожної години або п'ятихвилинного блоку (як вам зручніше).
2. Подумайте, скільки часу вам знадобиться на виконання кожного завдання. Потім запишіть ці завдання в правій колонці в відповідних тимчасових блоках. За бажанням можна додати до них замітки в правій колонці.
3. Додайте додатковий час до кожного блоку для можливих коригувань і термінових справ.

Готове. Все досить просто.

Але в ідеалі необхідно буде виділяти кожен вечір по 10 хвилин на складання такого плану на наступний день. Також важливо: на другому кроці не слід переоцінювати свої сили і думати, що ви зможете дуже швидко виконати обрану справу. Щоб не допустити такої помилки, треба відстежувати, скільки часу у вас займає виконання повсякденних справ.

Не варто забувати, що чим масштабніше у вас завдання, тим складніше буде користуватися методом тимчасових блоків. Дрібні завдання ж можна просто помістити в п'ятихвилинний слот. Якщо у вас є масивні завдання, які вимагають багато часу, спробуйте розбити їх на менші підзадачі і розподілити по блокам.

І, нарешті, не забудьте врахувати відволікаючі фактори, для яких потрібно виділити додатковий час до своїм тимчасовим блокам, як було сказано в третьому кроці.